Sosiaali- ja terveysministeriö on julkaissut oppaan, joka tarjoaa käytännön apua sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojen käyttöoikeuksia koskevan asetuksen soveltamiseen. Asetus on annettu syyskuussa 2022 ja se tulee voimaan 30.6.2023.
Käyttöoikeudella tarkoitetaan oikeutta käsitellä tietyssä työtehtävässä ja annettavassa palvelussa tarvittavia potilas- ja asiakastietoja.
Kuntoutusalan näkökulmasta on keskeistä, työskennelläänkö rajatuissa vai laaja-alaisissa terveyspalveluissa. Ammattinimike ei määritä työtehtävän laajuutta. Fysioterapeutin työtehtävät ovat lähtökohtaisesti laaja-alaisia, eli ne sisältävät esimerkiksi asiakkaan toimintakyvyn arviointia sekä kuntoutuksen järjestämistä. Fysioterapeutti voi kuitenkin työskennellä myös rajatussa terveyspalvelussa esimerkiksi silloin, jos hän vastaa muualla laaditun kuntoutussuunnitelman toimeenpanosta.
Terveydenhuollossa asiakastietojen käyttöoikeudet tulee antaa ammattihenkilön työtehtävän ja toteutettavan palvelun perusteella. Näiden kahden luokittelun lisäksi on huomioitava tietokokonaisuudet, joihin käyttöoikeus voi kohdistua. Näitä ovat potilaan perustiedot, hoitotahto ja elinluovutustahto, ajanvaraus- ja käyntitiedot, pyynnöt, lähetteet, palvelua koskevat tilaukset tai vastaavat, terveys-, hoito ja kuntoutussuunnitelmat, tiettyä ammattiryhmää, erikoisalaa ja palvelua koskevat potilastiedot sekä potilasyhteenvedon keskeiset terveystiedot.
Työtehtävät ja palvelut on luokiteltu siten, että niiden perusteella käyttöoikeudet voidaan jakaa riittävän täsmällisesti kunkin työtehtävän ja palvelun yhdistelmässä tarvittavien välttämättömien tietojen osalta. Käyttöoikeuksien välttämättömyyden arvioinnissa on huomioitava myös potilasturvallisuus.
Silloin, kun käytetään valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista (Kanta) saatuja tietoja, käyttöoikeus on kohdistettava potilasasiakirjojen näkymien perusteella käyttöoikeuden laajuutta parhaiten vastaavalla tavalla. Yksityisellä sektorilla ja pk-yrityksissä käyttöoikeuksia ei siis saada asetettua yhtä joustavasti kuin julkisessa terveydenhuollossa.
Palvelun määritelmä voi pitää sisällään moniammatillisesti toteutettua palvelua. Kuntoutuspalvelut ovat tästä hyvä esimerkki. Ne ovat usein laaja kokonaisuus, joka voi sisältää esimerkiksi erilaisia terapiapalveluita. Palvelua koskeviin potilastietoihin kohdistetut käyttöoikeudet mahdollistavat oikeuden käyttää eri ammattiryhmien tuottamia asiakastietoja. Tehtävän kannalta välttämättömät tiedot arvioi tarkemmin palvelunantaja.
Palvelunantajan (esim. fysioterapiayrittäjän) tulee määritellä käyttöoikeudet asiakastietoihin työntekijöille, joiden tehtävät vaativat asiakastietojen käsittelyä. Palvelunantajan on arvioitava kunkin työntekijän kohdalla erikseen, millaisiin asiakastietoihin heillä on tosiasiallisesti perusteltu tarve päästä. Käyttöoikeudet tulee järjestää tarkoituksenmukaisesti myös opiskelijoille ja sijaisille. STM:n asetuksessa säädetään enimmäistiedot, joihin käyttöoikeus voi olla. Palvelunantajan tulee arvioida työntekijäkohtaisesti, mitkä tiedot ovat kunkin tehtävässä välttämättömiä. Käyttöoikeudet jaetaan sen mukaisesti.
Palvelunantaja on velvollinen huolehtimaan organisaation tietoturvasta. Palvelunantajan tulee tehdä organisaatiolle tietoturvasuunnitelma ja huolehtia sen noudattamisesta käytännön tasolla. Palvelunantaja vastaa lisäksi organisaation tietojärjestelmistä. Niiden tulee olla vaatimusten mukaisia ja niitä tulee käyttää tietojärjestelmäpalvelun tuottajalta saatujen ohjeiden mukaisesti.
Fysioterapiayrittäjän on huolehdittava käyttöoikeuksien määrittelystä osana tietoturvan ja tietosuojan omavalvontaa. Käyttöoikeuksien määrittely tehdään tietoturvasuunnitelmaan sekä sähköiseen potilastietojärjestelmään, mikäli sellainen on käytössä. Yrittäjän kannattaa selvittää tietojärjestelmätoimittajalta käyttöoikeuksien tekninen toteutus.
Sosiaali- ja terveydenhuollossa tehdään paljon moniammatillista yhteistyötä. Tällöin työtehtävät voivat käyttöoikeuksien näkökulmasta olla hyvin eri tasoisia. Näissä tilanteissa asiakastietojen käyttöoikeus on annettava ammattihenkilölle vastaamaan kunkin työtehtävää. Käyttöoikeuksien ei siis tarvitse olla samat kaikilla moniammatillisen tiimin jäsenillä, vaan tarvittaessa ammattihenkilö, jolla on laajemmat käyttöoikeudet voi välittää tiedon rajatumpaa tehtävää toteuttavalle.
Erityisasiantuntija
(yksityinen sektori, kirjaaminen)
p. 045 7884 3359
emmi.aalkivi@suomenfysioterapeutit.fi
